Modello organizzativo AziendaCondomìnio

Introduzione

Il modello ha il fine di garantire un controllo di gestione effettivo e trasparente su tutti i fornitori, i tecnici e i professionisti delegati dall’ assemblea per attività in outsourcing.

Tra i soggetti delegati esiste la figura giuridica denominata “amministratore di condomìnio”, la quale responsabilizza in capo ad una persona fisica le funzioni di gestore amministrativo e finanziario, di gestore tecnico e organizzativo e di rappresentante legale.

E’ una sorta di invenzione del legislatore, che ha inteso raggruppare in capo ad una persona fisica queste tre funzioni di governo aziendale che sono tra loro diverse, richiedono studi e competenze differenti, e hanno bisogno di procedure di controllo efficienti per poter agire in collaborazione e con trasparenza.

La Community AziendaCondomìnio si pone l’ obiettivo di proporre le procedure di controllo necessarie per governare le funzioni amministrative, tecniche e di rappresentanza legale, in modo da evitare le confusioni, le diseconomie e la mancanza di trasparenza che oggi molte persone hanno la possibilità di constatare.

Ultimamente, anche la Corte di Cassazione ha rilevato ed evidenziato il fatto che la figura giuridica definita dalla legge come “amministratore di condomìnio”, è in realtà un’ organizzazione di mezzi e di personale che è finalizzata a fornire servizi a comunità residenziali comunemente conosciute come “Enti Condomìnio”. Di seguito si riporta la motivazione di questa sentenza, che dispone la possibilità per le persone giuridiche (le società di capitali), di assumere in proprio la rappresentanza legale delle comunità residenziali conosciute come “Enti Condomìnio”:

La Cassazione ricorda che la figura dell’ amministratore si è evoluta. E se in passato l’ incarico era spesso affidato dalle assemblee a condòmini che avevano più tempo a disposizione, come i pensionati, oggi la tendenza più diffusa è quella di rivolgersi a professionisti “in grado di assolvere alle numerose e gravi responsabilità ascritte all’ amministratore dalle leggi speciali” in materia di edilizia, sicurezza degli impianti, obblighi tributari.

I condòmini devono rendersi conto, pertanto, che la figura legale conosciuta come “amministratore di condomìnio”, è in realtà un fornitore di tre servizi differenti: Il servizio della rappresentanza legale, il servizio della gestione tecnica e organizzativa, e il servizio della gestione amministrativa e finanziaria.
L’ assemblea è libera di attribuire tutti i servizi che la legge prevede per l’ amministratore di condomìnio ad un solo fornitore, oppure può scegliere di suddividere gli incarichi tra diversi professionisti e/o fornitori specializzati.
Può scegliere anche di attribuire la nomina di amministratore (Visto come rappresentante legale) ad un condòmino, il quale deleghi parte delle proprie funzioni a fornitori e/o professionisti specializzati.
Esistono quindi diverse possibilità tutte praticabili; l’ assemblea non deve sentirsi obbligata ad attribuire in toto tutti i servizi richiesti all’ “amministratore di condomìnio” ad una sola persona fisica, nè a stipulare un contratto per tutti i servizi amministrativi, tecnici e di rappresentanza legale con una sola società di capitali.

Il modello organizzativo

Come amministratore di condomìnio è eletta per legge una persona fisica in qualità di rappresentante legale (Un condòmino rappresentativo o un professionista esterno).

L’ amministratore, come primo atto di gestione, affida ad un ente amministrativo accreditato con delibera di assemblea (Il proprio o un altro Studio specializzato in servizi immobiliari integrati), tutta la gestione amministrativa e finanziaria.

E’ importante che questo ente sia organizzato, sia fornito di tecnologia e Know how adatto a questa funzione, e che sia predisposto un contratto di servizio apposito, diverso da quello di amministratore.

Se si adotta questa scelta di gestione, l’ Ente amministrativo potrà restare nel tempo, se valido ed efficiente, e sarà possibile per l’ assemblea cambiare l’ amministratore senza per questo sconvolgere la propria organizzazione amministrativa.

Questo fornitore in outsourcing dovrà avere il potere di pagare soltanto tramite remote banking e soltanto su autorizzazione a mezzo mail da parte dell’ amministratore.

Ovviamente, il Gestore Amministrativo dovrà anche svolgere i controlli amministrativi di sua competenza:

Ordinare e gestire lo scadenziario;
Pagare alle scadenze concordate nei contratti;
Spedire le raccomandate ai condòmini morosi alle scadenze concordate con l’ Ente Condomìnio;

Consigliare l’ amministratore riguardo l’ ammontare del preventivo necessario e le scadenze delle rate;
Svolgere le altre eventuali funzioni che dovranno essere precisamente definite nel contratto stipulato con l’ Ente Condomìnio.

Il Condomìnio dovrà accendere un conto corrente bancario speciale, che recepisca questa regola di autorizzare il pagamento soltanto tramite remote banking da parte di chi avrà il potere di firma sul conto.

Pertanto, adottando la regola per cui l’ AMMINISTRATORE non potrà pagare nulla, a parte la piccola cassa in contanti di cui farà preciso rendiconto al Gestore amministrativo e finanziario, e il GESTORE FINANZIARIO non potrà pagare nulla in contanti, si raggiungerà il fine di GARANTIRE TUTTA LA TRACCIABILITA’ FINANZIARIA.

Il gestore amministrativo redigerà la bozza di rendiconto consuntivo sulla base dei pagamenti svolti su ordine dell’ amministratore, e spedirà la bozza da approvare e l’ avviso di convocazione secondo le prescrizioni di legge in base alle indicazioni dell’ amministratore.
L’ amministratore avrà soltanto il problema di stabilire il luogo e la data dell’ assemblea.
L’ amministratore, pertanto, sarà in grado di impegnarsi, insieme al Consiglio di Condomìnio, esclusivamente per seguire la gestione tecnica e controllare i servizi svolti dai fornitori, dai tecnici e dai professionisti.

La nomina eventuale del Gestore Tecnico

L’ incarico di amministratore, in questa prospettiva, per gli stabili di modeste dimensioni potrà essere ricoperto da un condòmino.

Infatti, tutto il lavoro amministrativo e finanziario sarà svolto a regola d’ arte, da un ente esterno che potrà svolgere i pagamenti soltanto per mezzo di bonifici bancari.

Se si adottano queste scelte di gestione, l’ amministratore, per svolgere la sua funzione, avrà bisogno soltanto di un computer connesso in rete e di un telefono.

Ovviamente, se si vuole o se necessario, l’ amministratore potrà anche delegare ad un gestore tecnico professionista (Geometra o architetto), tutto ciò che comporta la gestione tecnica dell’ immobile e il controllo dei fornitori.

Questo contratto di mandato dovrà perseguire il sistema di controllo interno, e, pertanto, dovrà prevedere che il professionista tecnico non potrà pagare nulla direttamente (A parte la piccolissima cassa di cui sarà fornito tramite bonifico bancario dal Gestore Amministrativo e finanziario).

Egli (Il Gestore Tecnico), dovrà solo avvisare il gestore amministrativo e/o l’ amministratore, tramite mail, che il servizio reso dal fornitore è stato svolto a regola d’ arte.

Nota importante: concetto di team AziendaCondomìnio

Il team di professionisti, tecnici e fornitori che lavorano per il condomìnio, dovrà essere precisamente definito e riconosciuto da tutti i condòmini.
L’ amministratore (o, se nominato, il gestore tecnico), potrà attivare soltanto i fornitori, i tecnici e i professionisti riconosciuti con contratto scritto o verbale dall’ Ente condomìnio.

Ogni anno il team dovrà essere riconfermato con apposita delibera di accreditamento, in cui i condòmini esprimeranno la loro volontà di mantenere, modificare o integrare la squadra di tecnici, fornitori, e professionisti che saranno in questo modo autorizzati a fornire i loro servizi alla Comunità Residenziale.

La nomina eventuale di un amministratore professionista esterno

L’ assemblea potrà nominare come amministratore (cioè con funzioni anche di rappresentanza legale), il Gestore Tecnico già incaricato di svolgere le funzioni su descritte nel capitolo intitolato “La nomina eventuale del Gestore Tecnico”.

Se si manterranno NETTAMENTE SEPARATI i ruoli di gestore amministrativo e di gestore tecnico, così come sopra specificato, il sistema di controllo funzionerà ugualmente.

Se si prenderà questa decisione, è opportuno che i condòmini siano consapevoli anche di quanto segue:

Se L’ amministratore resterà il condòmino, il gestore amministrativo e il gestore tecnico assumeranno giuridicamente la figura di FORNITORI DI SERVIZI DEL CONDOMINIO:
Pertanto, per cambiare il gestore tecnico e/o il gestore amministrativo SARA’ SUFFICIENTE RAGGIUNGERE LA MAGGIORANZA DI 1/3 DEI CONDOMINI IN RAPPRESENTANZA DI 1/3 DEL VALORE DELL’ EDIFICIO.