Contabilità in condominio

Fare contabilità in condominio

Perchè gli amministratori sono tenuti a fare contabilità di condominio?

Perchè il codice civile al punto 3) dell’ articolo 1135 prevede che l’ assemblea provvede all’approvazione del rendiconto annuale dell’amministratore e all’impiego del residuo attivo della gestione.

Inoltre, perchè il codice civile, al punto 7) dell’ articolo 1130 prevede che l’ amministratore deve redigere il registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.

Quali documenti registra l’ amministratore?

L’ amministratore registra le pezze giustificative, ossia i documenti che provano la spesa sostenuta e la data del pagamento con la quietanza.

E’ bene liquidare i debiti, per quanto possibile, utilizzando la banca intestata al condominio, poichè in questo modo i pagamenti sono facilmente tracciabili, in caso di controlli.

Obbligo di transitare le somme sul c/c intestato al condominio

Inoltre l’ articolo 1129 del codice civile, al 7 comma dispone che l’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.

Le pezze giustificative vanno registrate per competenza e per cassa

Pertanto l’ amministratore deve registrare le pezze giustificative per competenza sul conto della gestione, tenendo conto del periodo di beneficio del servizio pagato.

Inoltre deve registrare la medesima pezza giustificativa per data di pagamento sul registro di contabilità.

Il conto della gestione dell’ amministratore deve essere redatto per capitoli di spesa

Il conto della gestione è suddiviso per capitoli di spesa.

Ogni capitolo è identificato per nome (ad esempio energia elettrica), oppure per centro di costo (ad esempio ascensore).

Nei diversi capitoli sono registrate le pezze giustificative in ordine di data di competenza.

La ripartizione delle spese tra i condòmini

Tutte le spese registrate per capitoli di spesa sul rendiconto dell’ amministratore, sono poi suddivise tra i condòmini sulla base di tabelle millesimali approvate.

Piano dei conti

La contabilità condominiale, anzitutto, si basa sul piano dei conti.
Il piano dei conti è costituito da un documento contenente tutti i conti utilizzati dall’ amministratore al fine di imputare le rilevazioni contabili.

Il piano è suddiviso in CONTI e SOTTOCONTI.

Elenco dei conti standard – Proprietà

Proprietà: Titola i sottoconti che sono di competenza della proprietà condominiale.

Ad esempio, Compenso amministratore, assicurazione, spese legali, spese di gestione del c/c, imposte e tasse, spese postali, sanzioni e multe, etc… etc…

Elenco dei conti standard – conduzione

Titola i sottoconti che riguardano la gestione tecnica ordinaria condominiale

Ad esempio, piccole riparazioni, pulizia, manutenzione del giardino, sicurezza antincendio, disinfestazione, derattizzazione, spurghi, etc.. etc…

Fornitura acqua potabile

Questo conto di solito è a parte, perchè anche la tabella millesimale di riferimento di solito è esclusiva.

Infatti i criteri di suddivisione di questo conto, dipendono dalle norme e/o dalle consuetudini.

Ad esempio numero di persone (o di residenti, … che a volte comprendono quote per cani e gatti), consumi da contatori, tabelle millesimali miste, tabella di proprietà utilizzata in conduzione, etc, etc…

Energia elettrica

Questa spesa, a volte, è imputata in un conto a parte, in quando può prevedere percentuali di ripartizione che hanno bisogno di controlli anche storici (ad esempio 20% Ascensore, 25% caldaia, 15% servizio autoclave, 5% a proprietà esterne).

Altri conti per natura

Se necessario, l’ amministratore apre altri conti intestati a voci di spesa che si riferiscono a varie strutture condominiali, le quali possono essere identificate per natura (Ascensore, giardino, Portineria, etc… etc…)

Piano dei conti per natura, …e per ripartizione

Il piano dei conti di una contabilità condominiale ha la caratteristica di avere una doppia sezione, la quale serve per ripartire la spesa tra le varie tabelle millesimali in vigore nel condominio, e creare in questo modo i crediti verso i condòmini in proporzione ai millesimi di proprietà.

L’ amministratore ha la possibilità di ripartire il totale della spesa tra diverse tabelle millesimali.

Conto della gestione per conto e per tabella

Per queste ragioni vi è l’ esigenza di pubblicare il rendiconto consuntivo per conto e per tabella, al fine di poter controllare che il totale delle spese da ripartire per conti sia uguale al totale della tabella di ripartizione della spesa.

In altre parole, i condòmini DEVONO TROVARE IL TOTALE DELLE SPESE SUDDIVISE PER CONTO NEL RENDICONTO DI SPESE ANCHE NEL TOTALE DEI CONTI DI RIPARTIZIONE PER TABELLE MILLESIMALI.

I movimenti di contabilità condominiale sono sempre finanziari

TUTTI I MOVIMENTI DI CONTABILITA’ CONDOMINIALE SONO SEMPRE E SOLTANTO FINANZIARI; creano crediti e debiti.

I programmi di contabilità condominiale non prevedono la possibilità di registrare movimenti non finanziari.

Approvazione del rendiconto da parte dell’ assemblea

Il rendiconto consuntivo e la relativa ripartizione per tabelle millesimali deve essere approvata dall’ assemblea ai sensi dell’ art. 1135 C.C. punto 3).

Pertanto è l’ approvazione del rendiconto che rende valido il rendiconto.

Controllo dei conti redatti dall’ amministratore

Per questo motivo il regolamento o le consuetudini di gestione dovrebbero prevedere dei controlli efficienti ed efficaci, i quali garantiscano la corretta redazione dei conti del condominio da parte dell’ amministratore.

Controllo della gestione finanziaria dell’ amministratore

Il codice civile prevede una serie di obblighi che l’ amministratore è tenuto ad osservare inerenti la gestione finanziaria del condominio:

Deve redigere il registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.

Riepilogo finanziario

Deve redigere un riepilogo finanziario, in cui sia descritto ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.

Controllo delle entrate e delle uscite con gli estratti conto bancari

Il registro di contabilità condominiale è uno strumento a garanzia del condominio, ma soprattutto dell’ amministratore.

Infatti, l’ annotazione in ordine cronologico dei singoli movimenti in entrata e in uscita rende dimostrabile in modo relativamente semplice la quadratura tra i saldi contabili iniziali e i saldi contabili finali.

In particolare, è semplice il controllo del registro della contabilità condominiale con l’ estratto di conto corrente bancario del condominio, poichè l’ amministratore è soggetto all’ art. 1129, e quindi deve far transitare le somme su un c/c intestato al condominio.

Vi deve essere corrispondenza tra il registro di contabilità e il c/c bancario

A seguito di quanto disposto dall’ art. 1130 del codice civile al punto 7, e dall’ art. 1129 al sesto comma, tutti i movimenti di entrata ed uscita esposti nell’ estratto conto corrente dovranno trovare corrispondenza anche nel registro di contabilità condominiale.

Asseverazione della corrispondenza tra il registro di contabilità e gli e/c bancari

E’ opportuno e conveniente far asseverare il controllo del registro di contabilità dai consiglieri o dal revisore nominato dal condominio, ed allegare l’ asseverazione ai documenti contenuti nella bozza del fascicolo del rendiconto da approvare in assemblea.