Allegati avviso di convocazione assemblea condominiale

Allegati avviso di convocazione assemblea

L’ amministratore è tenuto ad allegare all’ avviso di convocazione i documenti che l’ assemblea chiede di allegare.

In assenza di accordi, l’ amministratore è tenuto ad osservare le prescrizioni delle norme in vigore.

In questo caso specifico, se l’ assemblea non delibera nulla e il regolamento non prevede obblighi, l’ amministratore non è tenuto ad allegare documenti all’ avviso di convocazione.

Fascicolo di assemblea

Il fascicolo di assemblea da allegare all’ avviso di convocazione dell’ assemblea deve comprendere i documenti che seguono:

Nota sintetica della gestione ex art. 1130 bis C.C. con allegati.
Rendiconto comparativo esercizio preventivo/consuntivo dell’ esercizio.
Riepilogo finanziario ex art. 1130 bis C.C. (Il riepilogo finanziario comprende la situazione patrimoniale; inoltre l’elenco e la somma dei debiti alla data di chiusura della gestione dell’ esercizio. Infine l’elenco e la somma dei crediti alla data di chiusura dell’ esercizio. Deve essere allegata la copia E/C bancario, con evidenza del saldo finale, al fine di quadrare il saldo bancario pubblicato nella situazione patrimoniale. Per i condomini di dimensioni rilevanti, asseverazione del revisore della corrispondenza tra le imputazioni pubblicate nel registro di contabilità e i flussi di cassa effettivi riscontrati sull’ estratto conto bancario).
Conto della gestione dell’ esercizio, e relativa ripartizione tra i condòmini con evidenza del conguaglio finale ex art. 1135 C.C.
Preventivo delle spese per l’ esercizio successivo, e relativa ripartizione con piano finanziario delle scadenze ex art. 1135 C.C.
Dichiarazione contestuale all’ accettazione dell’ incarico ex art. 1129 C.C. II comma.
Specifica analitica del compenso dell’ amministratore, approvato insieme al rendiconto preventivo, ex art. 1129 C.C. terz’ ultimo comma.

L’ amministratore ha l’ obbligo di allegare documenti all’ avviso di convocazione dell’ assemblea?

L’ amministratore del condominio quando convoca l’assemblea, sia essa ordinaria o straordinaria, ha l’obbligo di allegare al suddetto avviso copia dei documenti sui quali si andrà a discutere?

Un esempio, come sempre, aiuterà a comprendere la questione:

Si supponga che l’amministratore convochi l’assemblea per deliberare in merito all’approvazione del preventivo e de consuntivo.

Oppure si pensi all’assemblea chiamata a decidere sull’esecuzione di lavori di manutenzione di straordinaria entità.

In questi casi, l’amministratore, convocando l’assemblea, deve comunicare ai condòmini il preventivo ed il consuntivo ed i vari preventivi delle ditte?

Per fornire risposta partiamo dalle norme del codice civile dettate in materia di convocazione dell’assemblea condominiale.

L’art. 66, terzo comma, disp. att. c.c. recita:

“L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione. […]”.

L’ articolo in questione non prevede allegati. – Allegati avviso di convocazione assemblea

Né altre disposizioni del codice civile lasciano intendere qualcosa di diverso.

Il codice disciplina le modalità di accesso ai documenti condominiali (cfr. artt. 1129, secondo comma, c.c. e 1130-bis, primo comma, c.c.), ma nulla dice in merito agli allegati all’avviso di convocazione.

Risultato finale?

L’amministratore di condominio, salvo diversa disposizione del regolamento di condominio, non deve allegare all’avviso di convocazione i documenti collegati agli argomenti che saranno oggetti di discussione, avendo il solo obbligo di ben individuare le questioni che saranno approfondire in riunione.

Qualcuno potrebbe obiettare:

Che senso ha convocare l’assemblea per l’approvazione del rendiconto se prima dell’assemblea il condomino non può prenderne visione?

Che l’amministratore non abbia obbligo di comunicazione non vuol dire che il condomino non abbia diritto di prenderne visione.

Come è stato precisato dalla giurisprudenza, infatti, “al fine di soddisfare adeguatamente il diritto d’informazione dei condomini circa l’oggetto della delibera non è necessario allegare all’avviso anche i singoli importi dei preventivi in questione, posto che per assolvere agli oneri di specificità e chiarezza dell’ordine del giorno e soddisfare il diritto d’informazione dei condomini è sufficiente l’indicazione della materia su cui deve vertere la discussione e la votazione.

Mentre è onere del condomino, ove intendesse avere a disposizione i dati specifici e la documentazione relativa alla materia su cui decidere, attivarsi per visionarla presso l’amministratore stesso ed eventualmente farsene rilasciare copie a proprie spese (cfr. Tribunale Roma, sez. V, 12/01/2010, n. 316)” (Trib. Nocera Inf. 10 maggio 2012 n. 394).

In questo contesto è utile specificare che, comunque, molti amministratori, per modus operandi del loro studio, inviano il preventivo ed il rendiconto e i relativi piani di ripartizione che saranno oggetto di discussione.

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