Un nuovo statuto per l’ amministratore

Con la riforma del condominio il legislatore, all’articolo 1130, ha ampliato le attribuzioni dell’amministratore fissando nuovi compiti in relazione alla tenuta dei registri (anagrafe condominiale, verbali di assemblea, verbali di nomina e revoca dell’amministratore, registro di contabilità) e imponendo obblighi – per altro già sanciti dalla giurisprudenza – in relazione alla documentazione e all’informativa verso i condomini. Più articolata è inoltre la redazione da parte dell’amministratore del rendiconto condominiale.

Sono state, per altro, confermate le attribuzioni dell’amministratore in relazione all’osservanza del regolamento di condominio, all’esecuzione delle delibere assembleari, alla riscossione dei contributi, alla manutenzione ordinaria, alla disciplina dell’uso delle cose comuni e alla funzione dei servizi, al compimento degli atti conservativi. Siamo, quindi, in presenza di un nuovo e più articolato statuto dei compiti dell’amministratore alla luce delle nuove disposizioni di legge.

I nuovi compiti

I compiti tradizionali dell’amministratore sono stati ampliati dal nuovo articolo 1130 che così dal numero 5) in poi prevede:

"5) eseguire gli adempimenti fiscali;
6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensivi del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;
9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
10) redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni”.

Il rendiconto condominiale
Sempre in relazione ai compiti dell’amministratore il successivo art. 1130-bis così stabilisce:

“Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica. Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.

L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.

L’assemblea può anche nominare, oltre all’amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo”.

Ciò riportato in sede di commento della nuova disciplina va anzitutto rilevato che, non si tratta di nuove regole. In parte si tratta di vecchie regole: adempimenti fiscali, bilancio annuale, conservazione della documentazione (estesa alla parte tecnica dell’edificio in condominio), obbligo di informativa ai condomini circa le liti in corso e lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali.

Riguardo a quest’ultimo punto si ritiene che siano inclusi anche i documenti urbanistici, progettuali, di sicurezza degli impianti, di risparmio energetico, di sicurezza antisismica e antincendio. Certo è che l’amministratore dovrà, nel tempo, destinare molti scaffali del suo ufficio alla documentazione da conservare. Se l’amministratore si interessa di più condomini, la gestione della carta si complica.

Riguardo al rendiconto (certamente più dettagliata) rimane in piedi la interpretazione giurisprudenziale in base alla quale, perché la documentazione presentata dall’amministratore del condominio sia idonea a soddisfare l’obbligo di rendiconto non è necessario che la contabilità sia redatta con forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società, ma è sufficiente che essa sia idonea a rendere intellegibili ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione, cioè che venga fornita la prova, attraverso i corrispondenti documenti giustificativi, non solo della qualità e quantità dei frutti percetti ma anche di tutti gli elementi di fatto che consentono di individuare e vagliare le modalità con cui l’incarico sia stato eseguito e di stabilire se l’operato di chi rende il conto sia adeguato a criteri di buona amministrazione (Cassazione 9099/2000).

Non si richiede la trascrizione delle voci nel verbale assembleare ovvero un precedente analitico dibattito o esame alla stregua della documentazione giustificativa, in quanto rientra nei poteri di quell’organo deliberativo la facoltà di procedere sinteticamente all’approvazione della stessa, prestando fede ai dati forniti dall’amministratore (Tribunale Torre Annunziata 12 febbraio 1998).

Il bilancio preventivo

Vanno, altresì, considerate valide le deliberazioni assembleari con le quali si stabilisce che il bilancio preventivo per il nuovo esercizio sia conforme al preventivo o al consuntivo dell’esercizio precedente, eventualmente aumentato di una certa percentuale, in tal modo risultando determinate, per riferimento alle spese dell’anno precedente, sia la somma complessivamente stanziata, sia quella destinata alle singole voci, mentre la ripartizione tra i singoli condomini deriva automaticamente dall’applicazione delle tabelle millesimali.
I predetti criteri si applicano anche in riferimento alla specificità delle partite, atteso che quest’ultimo requisito – come si desume anche dagli artt. 263 e 264 c.p.c. (disciplinanti la procedura di rendiconto ed applicabili anche al rendiconto sostanziale) – costituisce il presupposto indispensabile per la sussistenza dell’onere del destinatario del conto d’indicare specificamente le partite da contestare.

L’amministratore condominiale deve svolgere l’incarico ricevuto con la diligenza del buon padre di famiglia sia nei pagamenti che nella riscossione delle quote condominiali, per esigere le quali deve tenersi una adeguata contabilità, emettendole regolarmente alla scadenza convenuta.

Il potere di ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre a proprie spese copia dei documenti medesimi (Cassazione 15159/2001).

La nomina del revisore e il sito internet

Tra le novità (già presenti in alcuni condominii) figurano le esplicite previsioni di possibilità di nomina di un revisore o del Consiglio di condominio.

Va, infine, segnalato che su richiesta dell’assemblea l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.
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