L’ articolo 1130 del codice civile, al punto 7, tra l’ altro dispone che
“nel registro della contabilità condominiale sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate”.
Il registro di contabilità condominiale è uno strumento a garanzia del condominio, ma soprattutto dell’ amministratore.
Infatti, l’ annotazione in ordine cronologico dei singoli movimenti in entrata e in uscita rende dimostrabile in modo relativamente semplice la quadratura tra i saldi contabili iniziali e i saldi contabili finali.
Controllo delle entrate e delle uscite con gli estratti conto bancari
In particolare, è semplice il controllo del registro della contabilità condominiale con l’ estratto di conto corrente bancario del condominio, poichè l’ amministratore è soggetto all’ art. 1129 del codice civile che al sesto comma dispone:
“L’ amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonchè quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente postale o bancario, intestato al condominio”.
A seguito di quanto disposto dall’ art. 1130 del codice civile al punto 7, e dall’ art. 1129 al sesto comma, tutti i movimenti di entrata ed uscita esposti nell’ estratto conto corrente dovranno trovare corrispondenza anche nel registro di contabilità condominiale.
I movimenti residui saranno quelli inerenti la piccola cassa, che non sono stati previsti dal legislatore, ma che fanno parte della realtà condominiale; in altre parole non è possibile far transitare proprio “tutte le somme erogate per conto del condominio su uno specifico conto corrente”, ma è senz’ altro obbligatorio far transitare tutte le somme significative.
A giudizio di chi scrive non è necessario, e non è neanche obbligatorio condividere il registro di contabilità con tutti i condòmini.
Asseverazione da parte di un revisore del controllo della corrispondenza tra il registro di contabilità e gli estratti conto bancari
E’ invece opportuno e conveniente far asseverare il controllo del registro di contabilità dai consiglieri o dal revisore nominato dal condominio, ed allegare l’ asseverazione ai documenti contenuti nella bozza del fascicolo del rendiconto da approvare in assemblea.
Ricordo che i documenti obbligatori da allegare al fascicolo di assemblea ordinaria da allegare all’ avviso di convocazione sono i seguenti:
- Nota sintetica esplicativa della gestione ex art. 1130 bis C.C.: Consigliamo di allegare sempre il rendiconto comparativo preventivo/consuntivo perchè serve a spiegare la gestione economica dell’ esercizio; se necessario, si possono aggiungere altri documenti, se sono necessari per spiegare i rapporti in corso e le questioni pendenti.
- Riepilogo finanziario ex art. 1130 bis C.C.: Situazione patrimoniale, elenco e somma dei debiti alla data di chiusura della gestione dell’ esercizio; elenco e somma dei crediti alla data di chiusura dell’ esercizio; copia E/C bancario con evidenza del saldo finale per quadratura con il saldo bancario pubblicato nella situazione patrimoniale; per i condomini di dimensioni rilevanti, asseverazione del revisore della corrispondenza tra le imputazioni pubblicate nel registro di contabilità e i flussi di cassa effettivi riscontrati sull’ estratto conto bancario.
- Conto della gestione dell’ esercizio, e relativa ripartizione tra i condòmini con evidenza del conguaglio finale ex art. 1135 C.C.
- Preventivo delle spese per l’ esercizio successivo, con relativa ripartizione con piano finanziario delle scadenze ex art. 1135 C.C.
- Dichiarazione contestuale all’ accettazione dell’ incarico ex art. 1129 C.C. II comma.
- Specifica analitica del compenso dell’ amministratore, approvato insieme al rendiconto preventivo, ex art. 1129 C.C. terz’ ultimo comma.