Re: TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Conservazione dei documenti

Quali sono i documenti che un amministratore di condominio è tenuto a conservare? Per quanto tempo?
Chi ha diritto d’accedere alla documentazione condominiale?
Si tratta delle domande maggiormente ricorrenti in relazione ai profili documentali attinenti la gestione del condominio.

Innanzitutto, è necessario distinguere tra documentazione che, in relazione alla sua natura, deve essere conservata senza limiti di tempo (documentazione fondamentale) e quel carteggio che, invece, può essere gettato via dopo un determinato periodo (documentazione accessoria).

Documentazione fondamentale
Si tratta di tutto ciò che è attinente alla regolare gestione del condominio.
Il riferimento è ai verbali d’assemblea, al regolamento di condominio ed alle tabelle millesimali.
Ad essi vanno equiparati gli atti giudiziari (sentenze, ordinanze e decreti) inerenti l’amministrazione del condominio.

Si pensi, in relazione ad una deliberazione, alla sentenza d’annullamento della stessa.
E’ chiaro che l’originale del provvedimento è sempre reperibile presso le cancellerie del Tribunale ma la sua conservazione nel carteggio comune è fondamentale per la ricostruzione corretta ed immediata delle vicende relative alla compagine condominiale.

Documentazione accessoria
Con questa locuzione si indicano tutti quei documenti che hanno rilevanza nella gestione ordinaria delle cose comuni.
Si pensi, a puro titolo esemplificativo, alle fatture per le utenze, ai contratti con le imprese che hanno effettuato lavori di manutenzione dello stabile ecc.
Per questi materiali la conservazione è limitata al periodo di tempo utile a far giungere a prescrizione i diritti sottesi.

Ad esempio, le fatture della ditta che ha eseguito lavori sullo stabile devono essere conservate per dieci anni, così come quelle emesse dall’amministratore per i pagamenti delle sue spettanze.
In ogni caso è sempre utile consultare il regolamento di condominio che potrebbe stabilire un termine di conservazione maggiore rispetto a quello ordinario.

L’accesso alla documentazione condominiale
I condomini possono visionare i documenti condominiali.
Si tratta di un carteggio che riguarda cose di loro proprietà (le parti comuni per l’appunto) e quindi non può essere negato il diritto di consultarlo.

Solitamente l’amministratore mette a disposizione dei condomini tali carte prima dell’assemblea ordinaria di approvazione del rendiconto, non sussistendo un obbligo di allegazione allo stesso (cfr. Cass. 12650/08).

Tuttavia, come ha sottolineato il Supremo Collegio, i comproprietari possono esercitare, in ogni tempo, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano, sempre che la vigilanza ed il controllo non si risolvano in un intralcio all’amministrazione, non siano contrari al principio della correttezza e che delle attività afferenti alla vigilanza ed al controllo i condomini si addossino i costi. Non è necessario, pertanto, che i condomini specifichino la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti, spettando all’amministratore l’onere di dedurre e dimostrare l’insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l’esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza (Cass. n. 15159/01).

In sostanza accesso alla documentazione garantito sempre e comunque con l’unico limite dell’onere della spesa per l’estrazione delle copie. La spesa per le copie degli atti, solitamente, è indicata nel preventivo dell’amministratore. In mancanza è determinata al momento e dovrà ritenersi legittima salvo evidente sproporzione rispetto a quanto richiesto.

La documentazione, infine, deve essere consegnata dall’amministratore revocato al suo successore. La mancata consegna espone il mandatario uscente al rischio di vedersi intimato dall’Autorità Giudiziaria alla consegna del materiale.

Fonte: Avv. Allessandro Gallucci