Come presentare un preventivo? E i condomini che servizi possono richiedere all’amministratore?
Approfondiamo queste domande… cerchiamo di rispondere.
Ultimamente mi è arrivata in studio questa richiesta di preventivo, che ho trovato molto istruttiva:
Richiesta di preventivo per la gestione del condominio con ottimizzazione per la trasparenza e il monitoraggio in tempo reale
Oggetto: Richiesta di preventivo per la gestione del condominio con ottimizzazione per la trasparenza e il monitoraggio in tempo reale
Gentile Amministratore,
Con la presente, in qualità di condomino del complesso sito in Via …………………, desideriamo richiedere un preventivo per la gestione del nostro condominio che includa specifiche funzionalità per la trasparenza e il monitoraggio in tempo reale.
Premessa:
Riteniamo che la trasparenza e la possibilità di monitorare in tempo reale la gestione del condominio siano principi fondamentali per una corretta amministrazione. A tal fine, desideriamo richiedere un preventivo che includa le seguenti funzionalità:
1. Accesso in tempo reale alla contabilità condominiale:
- Visualizzazione di tutte le fatture, i pagamenti e i bilanci, con possibilità di scaricarli e stamparli.
- Conciliazione delle fatture con il conto corrente bancario.
- Monitoraggio dei movimenti finanziari, con la possibilità di impostare alert per anomalie o spese superiori a un certo importo.
2. Accesso al conto corrente bancario condominiale:
- Visualizzazione del saldo e dei movimenti in tempo reale.
- Possibilità di effettuare bonifici e pagamenti, previa autorizzazione dell’assemblea condominiale.
- Scarico dell’estratto conto condominiale.
3. Visualizzazione delle PEC condominiali:
- Accesso in tempo reale alle PEC ricevute dal condominio, con possibilità di scaricarle e stamparle.
- Impostazione di notifiche per l’arrivo di nuove PEC.
- Possibilità di inviare PEC dalla casella condominiale.
4. Consultazione dei contratti condominiali:
- Accesso a tutti i contratti in essere, come quelli relativi alla manutenzione, alle utenze e alle assicurazioni, con possibilità di scaricarli e stamparli.
- Ricerca dei contratti per parola chiave o data.
- Scadenza dei contratti e alert per il rinnovo.
5. Sito web condominiale:
- Realizzazione e manutenzione di un sito web condominiale, con le seguenti funzionalità:
- Presentazione del condominio e dei suoi servizi.
- Accesso all’area riservata per i condomini.
- Pubblicazione delle delibere assembleari, dei verbali delle riunioni e di altra documentazione condominiale.
- Forum di discussione per i condomini.
- Segnalazione di guasti e problemi.
- Prenotazione di spazi comuni.
- Sondaggi online.
- Pagamenti online delle quote condominiali.
6. Dettagli del sistema gestionale:
- Il sistema gestionale utilizzato deve essere sicuro, affidabile e conforme alla normativa vigente.
- Deve essere possibile per i condomini accedere al sistema gestionale tramite un’interfaccia web o un’app mobile.
- Il sistema gestionale deve includere un modulo per la gestione delle manutenzioni, con la possibilità di:
- Creare e gestire ticket di manutenzione.
- Richiedere preventivi a ditte specializzate.
- Assegnare i lavori alle ditte.
- Monitorare l’avanzamento dei lavori.
- Ricevere notifiche per la scadenza dei contratti di manutenzione.
7. Preventivo omnicomprensivo:
- Il preventivo deve includere tutti i costi, come:
- Caricamento dell’anagrafica condominiale.
- Spese borsuali.
- Costi di hosting del sito web.
- Costo della casella PEC.
- Costi di formazione per i condomini sull’utilizzo del sistema gestionale.
- Al termine del mandato, il sito web e i dati rimarranno di proprietà del condominio.
Normativa:
- Articolo 71-ter delle disposizioni di attuazione del codice civile italiano.
- Codice del condominio.
Risorse utili:
- Sito web del condominio: obbligo, opportunità e costi: https://www.danea.it/blog/sito-web-condominio/
- Condominio: come funziona il diritto di accesso ai documenti: https://www.condominioweb.com/accesso-ai-documenti-condominiali-come-esercitarlo-correttamente.20750
Di seguito scrivo alcune note di commento su questa richiesta che ho ricevuto:
Anzitutto mi preme citare il codice civile, che all’ art. 1129, terz’ ultimo comma dispone quanto segue:
“L’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta”.
Pertanto, l’ amministratore deve presentare il preventivo in modo conforme all’ art. 1129, terz’ ultimo comma del codice civile.
Inoltre vi è da comprendere questo concetto:
Quando l’ amministratore inizia a gestire il condominio, in pratica confronta la propria organizzazione con quella che il condominio è riuscito a crearsi.
Pertanto è necessario creare armonia tra l’ organizzazione dell’ amministratore e quella del condominio.
Analizziamo punto per punto le richieste di questo condominio:
1. Accesso in tempo reale alla contabilità condominiale
Oggi i gestionali evoluti utilizzati dagli amministratori consentono di dare questo servizio in modo semplice. Quindi non c’è problema.
2. Accesso al conto corrente bancario condominiale
L’ accesso al conto corrente è permesso al rappresentante legale (l’ amministratore) e ai soggetti delegati. In teoria si può proporre di delegare alcuni condomini per la visualizzazione dei movimenti, con apposita delibera di assemblea e con specifici contratti con la banca.
3. Visualizzazione delle PEC condominiali
Questo punto è controverso, perché il condominio non è un soggetto autonomo dal punto di vista legale, e pertanto riceve le PEC per mezzo del rappresentante legale (ossia l’ amministratore riceve le PEC a nome e per conto del condominio). Pertanto, a mio giudizio, questo servizio avrebbe uno scarso utilizzo.
4. Consultazione dei contratti condominiali
I gestionali utilizzati dagli amministratori consentono di erogare questi servizi.
5. Sito web condominiale
I gestionali utilizzati dagli amministratori consentono l’ erogazione di tutti questi servizi:
- Accesso all’area riservata per i condomini.
- Pubblicazione delle delibere assembleari, dei verbali delle riunioni e di altra documentazione condominiale.
- Forum di discussione per i condomini.
- Segnalazione di guasti e problemi.
- Prenotazione di spazi comuni.
- Sondaggi online.
- Pagamenti online delle quote condominiali.
6. Dettagli del sistema gestionale
I gestionali utilizzati dagli amministratori consentono di erogare anche questi servizi:
- Creare e gestire ticket di manutenzione.
- Richiedere preventivi a ditte specializzate.
- Assegnare i lavori alle ditte.
- Monitorare l’avanzamento dei lavori.
- Ricevere notifiche per la scadenza dei contratti di manutenzione.
7. Preventivo omnicomprensivo
Su questo punto bisogna intendersi.
L’ organizzazione dell’ amministratore è comprensiva di tutti i servizi necessari per gestire il condominio a regola d’ arte, perché, finora, il condominio non ha mai pensato di organizzarsi.
Pertanto, mettere on line un sito web ex novo, come richiesto da questo condominio, è un lavoro gravoso e molto oneroso; soprattutto non è nelle competenze dell’amministratore.
Anche la Community AziendaCondominio, del resto, eroga i servizi specifici per mezzo del software Domustudio, il quale, dal punto di vista dei gestionali, è uno standard… Non ha mai cercato di produrre un software ex novo.
Dati richiesti al condominio dall’ amministratore, necessari per predisporre il preventivo
Per predisporre il preventivo l’ amministratore ha bisogno di alcune informazioni che il condominio è tenuto a fornire:
1) Quante unità immobiliari comprende il condominio?
2) Quante scale, e ascensori?
3) Quanti box? Quanti negozi?
4) Avete dipendenti assunti? (ad esempio il portiere)
5) Avete il giardino?
6) La gestione del riscaldamento è compresa? Oppure è gestita esternamente dal teleriscaldamento?
7) E’ possibile ricevere in Pdf l’ ultimo rendiconto che avete approvato?
8) Se non è possibile riceverlo, quando avete approvato l’ ultimo rendiconto? A che annualità si riferisce? A quanto ammonta il totale delle spese addebitate? Il totale delle rate versate? Il saldo finale (conguaglio) dell’ anno precedente? Il saldo finale (conguaglio) dell’ anno in corso? E del c/c bancario al termine della gestione approvata? Il totale dei fondi contabili di proprietà del condominio al termine della gestione approvata? Il totale dei debiti verso terzi che esistevano al termine della gestione approvata.
Tutte queste informazioni servono all’ amministratore per rendersi conto di quanto lavoro sarà necessario, ed anche del grado di complessità dei problemi da risolvere.
Consapevolezza dei problemi; ricerca delle soluzioni
Infatti, ci si deve rendere conto che i rapporti tra amministratore e condomini sono molto complessi, perché non sono mai stati approfonditi, né dai condomini perché non hanno la cultura per comprenderli, né dagli amministratori, perché non è facile trovare il coraggio di mettersi in discussione.
Bisogna comprendere che i problemi sollevati da questa richiesta pervenuta in studio si possono risolvere solo cambiando punto di vista.
Per esempio, io sono commercialista, e resto commercialista, anche se “faccio” l’ amministratore.
Pertanto, per risolvere i problemi è necessario comprenderli.
Io posso aiutarti. Se vuoi, continua a leggere: