L’ avviso di convocazione dell’assemblea di condominio

Condominio: l’avviso di convocazione dell’assemblea deve contenere una specifica indicazione dell’ordine del giorno (O.D.G.) e va comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima adunanza.
Sulle modalità di convocazione dell’assemblea dei condomini si consumano spesso numerose contestazioni che, spesso, vengono risolte solo dall’ intervento del giudice (si ricorda, però, che prima della causa in tribunale è necessario, attualmente, tentare la mediazione presso uno degli organismi abilitati). Ecco perché è necessario puntualizzare alcune questioni onde evitare inutili contenziosi.

ORARIO DELLA CONVOCAZIONE

In mancanza di una norma che disponga il contrario, non esistono limiti di orario alla convocazione di un’assemblea condominiale purché tutti condomini siano messi in grado di partecipare; né la fissazione dell’assemblea in ora notturna può ritenersi completamente preclusiva della possibilità di parteciparvi.

DATA DELLA CONVOCAZIONE

Non esiste una data particolare in cui deve essere convocata l’assemblea ordinaria annuale. In alcuni casi i regolamenti di condominio fissano un termine entro il quale l’amministratore dovrà rendere il conto della propria gestione e convocare l’assemblea. In genere appare logica la convocazione dell’assemblea in data successiva alla chiusura della gestione annuale, in modo che l’amministratore oltre a rendere il conto consuntivo, sia in grado di sviluppare un preventivo di spesa per l’anno successivo.

LUOGO DELLA RIUNIONE

L’ amministratore normalmente ha un proprio ufficio dove possono essere svolte le riunioni. In caso di condomini numerosi si è soliti prendere in affitto un locale per l’assemblea. Il locale deve essere idoneo a consentire a tutti i condomini di partecipare ordinatamente alla discussione. È nulla, e quindi impugnabile anche dai condomini che vi hanno partecipato, la delibera condominiale se la convocazione non indica il luogo della riunione.

PUNTI ALL’O.D.G., VARIE ED EVENTUALI

In assemblea non è possibile discutere punti non previsti nella convocazione.

Nelle “varie ed eventuali” possono essere affrontate solo materie da porre in discussione in una prossima assemblea oppure aggiornamenti da parte dell’amministratore su attività in corso.

MODALITÀ DI CONVOCAZIONE

Il modo più sicuro per convocare l’assemblea è quello della raccomandata; è consentita anche la raccomandata semplice, ma l’avviso di ricevimento è necessario qualora sorgano contestazioni sull’effettivo ricevimento del plico.

La convocazione deve essere ricevuta dal condomino-proprietario (o inquilino) almeno 5 giorni prima della data di convocazione.

L’amministratore può scegliere di convocare i condomini anche a mezzo email, purché si tratti di posta elettronica certificata: in particolare si deve trattare di una Pec partita dall’indirizzo certificato dell’amministratore e spedita all’indirizzo Pec del condominio.

Non è valida la spedizione da Pec a mail ordinaria (o viceversa). Altrettanto non è valida la spedizione da mail ordinaria a mail ordinaria, a meno che il condomino non dichiari, sottoscrivendo di proprio pugno la mail stampata, di averne preso visione (l’originale sottoscritto andrà consegnato all’ amministratore).

Stesso discorso per il caso di consegna della convocazione con avviso immesso nelle cassette delle lettere a cura dell’amministratore: tale forma è valida solo se il condomino sottoscrive il foglio e lo riconsegna all’amministratore. Infatti, la “consegna a mano” presuppone la firma per ricevimento da parte del condomino o di un famigliare convivente.

Con la riforma si è reso possibile la notifica dell’avviso attraverso fax. In questo caso la prova della consegna nei termini è costituita dal report di trasmissione.

CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA DA PARTE DEI CONDOMINI

Se alcuni condomini vogliono discutere in assemblea una determinata questione possono farne richiesta all’amministratore. Quest’ultimo, tuttavia, è obbligato a inserire la questione all’ordine del giorno solo se l’istanza è stata sottoscritta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio.

Decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i condomini possono provvedere direttamente alla convocazione.
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