Il contratto di amministrazione di condominio disciplina i rapporti economici e di servizio che si instaurano tra il condominio e l’ amministratore al momento della nomina, ex art. 1129 del codice civile.
Vi è da precisare che, quando un soggetto assume la nomina di amministratore di condominio, nello stesso momento già si incarica di una serie di obblighi previsti dagli artt. 1129, 1130 e 1131 del codice civile.
Pertanto il contratto di amministrazione di condominio serve per regolare e definire questi obblighi già previsti dalla legge, in modo che risultino evidenti nella loro interpretazione.
Quindi procediamo a trattare i termini e le condizioni del contratto di amministrazione condominiale, così come previsto dalle norme del codice civile.
Art. 1131 c.c.
L’amministratore ha la rappresentanza dei partecipanti e può agire in giudizio sia contro i condomini sia contro i terzi.
Può essere convenuto in giudizio per qualunque azione concernente le parti comuni dell’edificio [1117]; a lui sono notificati i provvedimenti dell’autorità amministrativa che si riferiscono allo stesso oggetto.
Qualora la citazione o il provvedimento abbia un contenuto che esorbita dalle attribuzioni dell’amministratore, questi è tenuto a darne senza indugio notizia all’assemblea dei condomini.
Note:
Il legale rappresentante di questo organo collettivo, ossia del condominio, che è definito dalla giurisprudenza, tra l’ altro, con il termine ente di gestione, è indicato nella figura legale definita con il termine amministratore di condomìnio.
Siccome la natura giuridica del condomìnio non è giuridicamente definita, pertanto, anche la natura giuridica dell’ amministratore di condomìnio, risulta allo stesso modo non precisamente definita.
L’ amministratore, infatti, non può essere definito organo del condomìnio in senso tecnico, in quanto l’ ente è sprovvisto di personalità giuridica.
Inoltre non può neanche essere definito mandatario in senso tecnico, in quanto, a differenza di quanto accade nel rapporto di mandato, l’ amministratore può non godere della fiducia di tutti i condòmini; infatti alcuni possono aver votato contro la sua nomina e/o riconferma.
Art. 1129 c.c. II comma
Contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
Note:
Per adempiere a questa disposizione l’ amministratore può scrivere un’ apposita dichiarazione su carta intestata, e allegarla alla bozza di rendiconto che presenta ai condòmini per l’ approvazione ogni anno.
Art. 1129 c.c. III comma
L’assemblea può subordinare la nomina dell’amministratore alla presentazione ai condomini di una polizza individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell’esercizio del mandato.
L’amministratore è tenuto altresì ad adeguare i massimali della polizza se nel periodo del suo incarico l’assemblea deliberi lavori straordinari. Tale adeguamento non deve essere inferiore all’importo di spesa deliberato e deve essere effettuato contestualmente all’inizio dei lavori. Nel caso in cui l’amministratore sia coperto da una polizza di responsabilità civile professionale generale per l’intera attività da lui svolta, tale polizza deve essere integrata con una dichiarazione dell’impresa di assicurazione che garantisca le condizioni previste dal periodo precedente per lo specifico condominio.
Note:
Il contratto può prevedere se la nomina dell’amministratore è o non è subordinata alla presentazione di una polizza individuale di responsabilità civile.
Nel caso può essere allegata in copia al preventivo per la nomina da approvare.
Art. 1129 c.c. V comma
Sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi, è affissa l’indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell’amministratore.
Note:
Il contratto può prevedere le dimensioni della targa. Anche se non si prevede nulla questo obbligo di legge permane.
Art. 1129 c.c. VII comma
L’amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio;
Inoltre deve predisporre il registro di contabilità in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
ciascun condomino, per il tramite dell’amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica.
Note:
Il contratto può prevedere il costo di questa rendicontazione, ed anche la modalità di richiesta.
Perchè gli amministratori sono tenuti a fare contabilità di condominio?
Perchè il codice civile al punto 3) dell’ articolo 1135 prevede che l’ assemblea provvede all’approvazione del rendiconto annuale dell’amministratore e all’impiego del residuo attivo della gestione.
Inoltre, perchè il codice civile, al punto 7) dell’ articolo 1130 prevede che l’ amministratore deve redigere il registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
Art. 1129 c.c. VIII comma
Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi.
Note:
Il contratto può prevedere dei termini di consegna. A mio giudizio è necessario specificare se il periodo di tempo che passa da quando l’ amministratore viene revocato a quando si nomina un’ altro amministratore si abbia diritto ad “ulteriori compensi”, …oppure se il passaggio delle consegne debba essere gratuito, oppure prevedere un compenso concordato tra le parti.
Art. 1129 c.c. IX comma
Salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, l’amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, anche ai sensi dell’articolo 63, primo comma, delle disposizioni per l’attuazione del presente codice.
Note:
Il contratto può dispensare l’amministratore da questo obbligo, ed anche definire meglio cosa si intende per “agire”.
Art. 1129 c.c. X comma
L’incarico di amministratore ha durata di un anno e si intende rinnovato per eguale durata. L’assemblea convocata per la revoca o le dimissioni delibera in ordine alla nomina del nuovo amministratore.
Note:
Il contratto può prevedere se l’ amministratore debba inserire la propria conferma in un apposito punto all’ ordine del giorno ogni anno, oppure ogni due anni.
Art. 1129 c.c. terz’ ultimo comma
L’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.
Note:
Il contratto può prevedere i termini precisi della specifica del compenso, in specie per ciò che riguarda gli addebiti personali ai condòmini.
Il codice civile non specifica come questo documento deve essere redatto, ne’ se questo documento deve essere approvato dall’ assemblea.
Chi scrive ritiene che la specifica analitica del compenso deve essere approvata dall’ assemblea, poichè altrimenti non vi sarebbe modo di difendersi da una eventuale richiesta di nullità della nomina da parte di un condomino che ritenga di non essere stato adeguatamente informato.
Art. 1130 c.c.
1) L’ amministratore deve eseguire le deliberazioni dell’assemblea.
Note:
Il contratto può prevedere come le delibere debbano essere comunicate e i rapporti con il consiglio di condominio. Come i fornitori debbano essere scelti, e chi debba sceglierli. Soprattutto bisogna definire come eseguire le attività non deliberate dall’ assemblea.
1a) L’ amministratore deve convocare annualmente l’ assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale di cui all’articolo 1130 bis.
Note:
Il contratto può prevedere i documenti da inserire nel fascicolo di assemblea.
Il fascicolo di assemblea da consegnare ai condòmini insieme all’ avviso di convocazione dell’ assemblea per l’ approvazione, è formato dai documenti seguenti, da allegare con l’ ordine che segue…
1b) L’ amministratore deve curare l’osservanza del regolamento di condominio
2) Inoltre disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
Note:
Può essere necessario che il contratto preveda le modalità del controllo, ed eventualmente dei sistemi condivisi di intervento da parte dell’ amministratore.
3) L’ amministratore deve riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni
Note:
Il contratto di amministrazione di condominio può prevedere le modalità di riscossione dei contributi.
4) L’ amministratore deve compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio.
Note:
Cosa si intende per “atti conservativi”? Il contratto può estendere la spiegazione e specificarla per il condominio.
5) L’ amministratore deve seguire gli adempimenti fiscali;
Note:
Il contratto può prevedere la nomina di un consulente fiscale di fiducia del condominio.
Registro di anagrafe condominiale – Contratto di amministrazione di condominio
6) L’ amministratore deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
Note
Tenere l’anagrafe significa predisporre un modulo (on-line se ne reperisce più d’un tipo) e inviarlo ai condomini che lo devono compilare e restituire.
Quello posto in capo ai condomini è un vero e proprio obbligo di collaborazione.
Ai sensi dell’ art. 1130 C.C. n. 6 c.c., infatti, ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni.
Cura dei registri dei verbali, di nomina e di revoca, della contabilità – Contratto di amministrazione di condominio
7) L’ amministratore deve curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Invece, Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
8) L’ amministratore deve conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;
Attestazione condominiale … o liberatoria
9) L’amministratore deve fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
Note:
L’attestazione condominiale (… comunemente detta liberatoria), in merito ai pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso, è un documento che si chiede all’ amministratore del condominio in occasione di una compravendita immobiliare.
Infatti, per l’acquirente dell’immobile che subentra nella posizione del venditore nel condominio, è importante conoscere la situazione debitoria dell’ unità immobiliare, ed anche di eventuali liti pendenti fra il condominio e il condomino-venditore oppure, liti in corso fra il condominio e terzi soggetti.
10) L’ amministratore deve redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.
Note:
La Community AziendaCondominio consiglia alle comunità residenziali di adottare il nostro modello di rendiconto consuntivo, chiedendo ai propri amministratori di predisporre il fascicolo in modo conforme alle note che seguono.
Le funzioni dell’ amministratore di condominio
Le funzioni attribuite all’ amministratore di condominio, se si vogliono elencare in modo chiaro, sono quattro, e si possono definire come segue:
- Funzione di rappresentante legale, con competenza di area giuridica e commerciale;
- Gestione amministrativa e finanziaria, con competenze di natura economica e contabile;
- Gestione fiscale, con competenza specifica di quest’area di attività professionale;
- Funzioni tecniche, organizzative e conciliative di varia natura, che spaziano dalle competenze di geometra, a quelle di mediatore
Da questo punto di vista si capisce bene quanto il contratto di amministrazione di condominio sia una questione intricata e complessa, perchè coinvolge diversi soggetti, i quali, nella maggior parte dei casi, sono confusi in una figura unica, identificata con il termine “amministratore di condominio”.
Proprio per questo motivo è interessante approfondire questo argomento, in modo da poter definire bene i vari ambiti del servizio di amministrazione di condominio.
Ovviamente questo lavoro dovrebbe essere svolto dal condominio, in modo da immaginare un reale governo indipendente, in cui l’ amministratore di condominio non sia più coinvolto in conflitti di interesse, che tutti possono vedere, se sono onesti.
Contratto di amministrazione di condominio, per organizzare in modo consapevole le attività delle comunità residenziali
Pertanto il condominio si può e si deve organizzare, se vuole emanciparsi da una montagna di ignoranza e di consapevole disinformazione.
Infatti il condominio è un’ azienda, costituita da un insieme di procedure operative coordinate (Ad esempio distribuzione della posta, oppure manutenzione della caldaia, …predisposizione del rendiconto consuntivo, ed anche pagamento delle fatture, sostituzione lampadine bruciate, etc…etc…), le quali sono organizzate dalle comunità residenziali per due fini destinati a durare nel tempo:
Mantenere e, se possibile, aumentare il valore dei beni e dei servizi comuni;
Promuovere un ambiente solidale, cordiale, vivibile e a misura d’ uomo.
Al fine di perseguire i fini suddetti, è necessario controllare i professionisti, i tecnici, i fornitori e i dipendenti assunti.
Perchè essi formano l’ organizzazione del condominio solo nella misura in cui osservano le procedure operative stabilite dai condomini.
L’ amministratore è a servizio dell’ organizzazione del condominio, che gestisce con professionalità e competenza.