Modello amministrativo della Community AziendaCondominio

Modello amministrativo

….work in progress,

Premessa

Il Modello Amministrativo AziendaCondominio definisce il flusso di attività dei Centri Contabili che offrono la gestione amministrativa e finanziaria alle Comunità Residenziali che scelgono di adottare il modello di gestione della Community AziendaCondomìnio.

Attualmente in Italia esiste soltanto un Centro Contabile organizzato per gestire questo servizio, presso lo studio del rag. Antonio Azzaretto a Milano, che potete contattare tramite questo sito.

Descrizione del flusso di attività:

1) Il Verbale approvato, il rendiconto preventivo e la ripartizione della spesa, sono inviati tramite scanner al Centro Contabile AziendaCondominio.

2) Il Centro Contabile lavora il preventivo sulla base del rendiconto preventivo approvato.

3) L’ amministratore stampa i bollettini o gli avvisi, oppure ordina alla banca di emettere i MAV.

3) I Condòmini pagano le spese condominiali sul conto corrente intestato al condominio. (In caso paghino nelle mani dell’ amministratore, questo emette ricevuta, procede al versamento in banca, e comunica tramite mail al Centro Contabile l’ avvenuta operazione).

4) L’ amministratore numera le fatture e i documenti di spesa, e li invia al centro contabile AziendaCondominio tramite Pdf. Il centro contabile forma un archivio contabile gemello con le copie ricevute. Inoltre l’ amministratore invia tramite Pdf anche l’ estratto conto e le ricevute di versamento dei condòmini.

5) L’ amministratore invia al Centro Contabile AziendaCondominio tramite e-mail l’ elenco dei pagamenti svolti a nome e per conto del condominio.

6) Il Centro contabile AziendaCondominio registra la contabilità.

7) L’ Amministratore protempore emette una fattura ex Art 15/633 (Richiesta di fondo spese) all’ Ente Condomìnio, al fine di procurarsi la piccolissima cassa di cui farà debito resoconto al Centro Contabile alla scadenza del suo mandato annuale. Il pagamento della fattura ex Art. 15/633 sarà svolto tramite remote banking, come ogni altro pagamento.

8) L’ amministratore protempore ogni settimana invia tramite scanner al Centro Contabile copia di tutti i documenti di spesa da pagare, dopo aver apposto la data di ricevimento sul documento, averlo firmato a garanzia della visione, e averlo segnato con il numero progressivo di arrivo. Non appena spedite le copie, i documenti in originale vengono archiviati dall’ amministratore con lo stesso numero progressivo utilizzato per la spedizione.

9) Il Centro Contabile:

a) Registra i documenti tramite il sistema software amministrativo e ripartisce la spesa;

b) Segue lo scadenziario delle fatture del condomìnio;

c) Paga alla scadenza tramite remote banking i debiti del condominio in sospeso dopo aver chiesto l’ autorizzazione tramite e-mail all’ amministratore.

d) Se dovuto, trattiene il 4% (Se fornitore) o il 20% (Se professionista) della prestazione pagata.

e) Archivia le copie dei documenti “trattati” con lo stesso ordine progressivo segnato in originale dall’ amministratore protempore (Vedi punto
f) Entro il 16 del mese successivo paga con F24 telematico il 4% o il 20% della prestazione trattenuta (Vedi punto d). Archivia copia della fattura o parcella insieme a copia dell’ F24 pagato, in preparazione degli adempimenti fiscali di fine anno.

Alla fine dell’ esercizio amministrativo, l’ amministratore comunica tramite e-mail al Centro Contabile la data e il luogo dell’ assemblea; inoltre comunica anche l’ elenco dei punti posti all’ ordine del giorno.
Con queste informazioni, il Centro Contabile convoca l’ assemblea osservando le norme previste dalla legge, inviando l’ avviso di convocazione e la copia della bozza di Rendiconto Consuntivo da approvare sia ai Condòmini, sia all’ amministratore protempore.

L’ assemblea approva il rendiconto consuntivo e il rendiconto preventivo; l’ amministratore spedisce al Centro Contabile, tramite scanner, il rendiconto consuntivo e preventivo, la ripartizione della spesa, e il verbale di assemblea approvati.

Così il servizio amministrativo e finanziario ricomincia dal punto 1).

Adempimenti fiscali

Entro i primi mesi dell’ anno successivo il Centro Contabile invia tramite mail l’ elenco delle spese pagate dal condomìnio all’ amministratore, necessario per predisporre il quadro AC.

Alla scadenza prevista dalla legge, il Centro Contabile provvede ad inviare la certificazione unica, riguardante gli importi trattenuti per loro conto e versati allo stato (Vedi punti d e f).

Alla scadenza prevista dalla legge, il Centro Contabile provvede a predisporre ed inviare il modello 770 per conto dell’ Condomìnio relativo alle trattenute fiscali eseguite per conto dei professionisti e dei fornitori (Vedi punti d e f).

Tutti i documenti che l’ amministratore è tenuto a firmare in originale, saranno inviati dal Centro Contabile tramite Pdf, firmati in originale dal legale rappresentante Amministratore, e rispediti al mittente tramite raccomandata.

Argomenti coordinati:
Rendiconto consuntivo standard AziendaCondominio